Tout sur l’e-procurement

Le processus achat entre les fournisseurs et les entreprises est optimisé grâce à la dématérialisation des transactions commerciales. Cette dématérialisation est assurée par l’e-procurement.

E-procurement : définition

L’e-procurement se réfère à tout ce qui est approvisionnement, que ce soit électronique, en ligne ou en e-achat.

C’est une solution digitale qui concerne uniquement les achats en entreprises et non les achats personnels. En effet, l’e-procurement s’adapte au B2B (Business to Business) et non au B2C (Business to Customer).

La dématérialisation des achats sur l’intégralité ou une partie du P2P (Procure to Pay) est assurée par les plateformes électroniques qui constituent l’e-procurement. Le processus passe par 3 étapes :

  • Le choix des produits
  • L’expédition de la commande
  • La gestion du paiement et des factures

E-procurement : les personnes concernées

4 catégories de personnes sont concernées par l’e-procurement :

  • Ceux qui identifient et améliorent les techniques achats (Département achat)
  • Ceux qui sont à l’origine de la demande et qui effectuent la commande (Utilisateurs finaux)
  • Ceux qui approuvent et valident les commandes.
  • Ceux qui rapprochent les factures et les commandes, et qui effectuent les paiements (Département finance et comptabilité)

E-procurement : les avantages

L’optimisation du processus, de la gestion et du technique achat dépend donc de la centralisation et de l’automatisation des interactions entre les différents acteurs de l’entreprise print manager, département achat, etc.). Les avantages majeurs de l’e-procurement sont :

  1. La réalisation d’économies

Du fait de l’automatisation des transactions, les charges liées à la main d’œuvre sont limitées. En effet, une transaction digitale coûte moins de 19 euros au lieu de 95 euros pour une transaction standard. Par rapport au volume des commandes, les bénéfices financiers sont importants, surtout en ce qui concerne les achats indirects.

  1. La maîtrise des dépenses

Les dépenses de l’entreprise peuvent être suivies en temps réel grâce au système de reporting de l’e-procurement. Ce qui va permettre une gestion optimale des dépenses et du budget, et une amélioration des stratégies grâce à l’identification des axes d’amélioration.

  1. La suppression des opérations à faible valeur ajoutée

Le système d’automatisation permet aux équipes d’être plus rapides et plus efficaces. Ils peuvent se concentrer sur les attributions à forte valeur ajoutée en éliminant celles qui sont manuelles et administratives.

  1. La diminution des délais

La prise et la validation de commande sont facilitées au sein de l’entreprise. Le temps attribué à l’acte d’achat est diminué. La livraison est d’autant plus rapide, car la commande est remplacée par un bordereau de préparation au niveau des fournisseurs.