Sécuriser les documents électroniques : une nécessité pour les entreprises

Une mauvaise gestion des documents d’entreprise constitue un risque pour cette dernière, en particulier lorsqu’ils ne sont pas totalement protégés. De plus, avec la démocratisation de la dématérialisation et l’accroissement du piratage informatique dans le domaine professionnel, une organisation n’est jamais à l’abri de fraudes, de vols de données ou encore d’altération de dossiers. Mais comment faire pour assurer un haut niveau de sécurité de ces documents dématérialisés ?

L’importance de bien sécuriser ses documents

Il est vrai que le recours au numérique comporte bel et bien des avantages pour les entreprises en matière de gestion des documents administratifs : simplicité, rapidité, praticité, etc. Toutefois, la sécurisation des fichiers électroniques reste problématique pour la majorité d’entre elles. En effet, les tentatives de fraude et de piratage n’ont jamais pris autant d’ampleur depuis la pandémie avec 7 entreprises sur 10 qui ont été victimes de cybercriminalité en 2020.

Mais même si les cyberattaques sont de plus en plus fréquentes et perfectionnées, les solutions proposées ainsi que les outils de défense permettent également de limiter, voire de réduire complètement les risques. En disposant d’un système de sécurisation de documents efficace et adapté, les entreprises pourront ainsi exercer sereinement leurs activités tout en renforçant leur légitimité et la confiance dans les relations avec les différents partenaires commerciaux et leurs collaborateurs.

Par ailleurs, une entreprise exploite et doit gérer quotidiennement une multitude de données qui sont susceptibles d’être piratées. Il est donc vital de sécuriser ces documents numériques à caractère sensible comme les contrats de travail, les notes de cadrage, les budgets d’entreprise, le plan de restructuration, le bilan comptable, etc. Cette mesure de sécurité concerne les différentes branches au sein de la société telles que le marketing, les achats et ventes, la finance, le juridique ou encore la recherche et le développement.

Comment se prémunir des cyberattaques ?

De nombreuses solutions existent pour minimiser les risques de fraude et de piratage des données d’entreprise. Dans ce sens, on peut citer l’archivage électronique qui est un moyen efficace et fiable pour protéger les documents notamment les contrats d’entreprise tout en réalisant des économies considérables dans leur gestion. Il y a également l’horodatage électronique qui consiste à appliquer une heure ou une date de référence fixe et ne pouvant pas être falsifiées sur tous les documents dématérialisés.

Cela permet de garantir la véracité ou l’authenticité d’un contrat ou autres dossiers. De même, la signature électronique constitue un moyen judicieux d’authentifier un document électronique et d’instaurer une relation de confiance entre l’envoyeur et le destinataire. Il s’agit d’ailleurs d’une solution privilégiée par les entreprises pour sécuriser un document à signer et à approuver comme le contrat de travail.